Cómo Definir KPIs y OKRs a Través de la Metodología de Coaching
En un entorno empresarial en constante evolución, la alineación de objetivos estratégicos con las acciones diarias de los empleados es crucial para el éxito organizacional.
La mayoría de los temas y preocupaciones indicados por empleados en sus conversaciones con coaches corporativos, mentores o buddies, tiene que ver con la sensación de frustración y estrés relacionados con los objetivos, que lejos des ser para ellos “positivos” son “impositivos”, quejándose principalmente de su ausencia en la aprobación final de los mismos, o al menos en entender los medios para conseguirlos, así como en sus palabras, el no entendimiento de la imposibilidad de conseguirlos una vez se les presentan.
Aquí es donde entran en juego los KPIs (Indicadores Clave de Desempeño) y los OKRs (Objetivos y Resultados Clave), dos herramientas esenciales para medir el progreso y garantizar que todos los miembros de la organización trabajen en la misma dirección.
Sin embargo, definir y establecer estos indicadores no es una tarea sencilla. Es aquí donde la metodología de coaching se convierte en un aliado indispensable, aportando un enfoque humanista y estratégico para la definición de estos objetivos, mediante el uso de competencias de coaching como las preguntas poderosas abiertas y el establecimiento de objetivos claros y alcanzables.
1. Introducción a los KPIs y OKRs
Los KPIs y OKRs son dos métodos ampliamente utilizados para medir y gestionar el desempeño dentro de las organizaciones.
- KPIs (Key Performance Indicators) son métricas utilizadas para evaluar factores clave que son cruciales para el éxito de una organización. Estos indicadores permiten monitorear el rendimiento y evaluar el éxito en función de metas específicas.
- OKRs (Objectives and Key Results) son una metodología de establecimiento de objetivos utilizada para establecer y seguir objetivos claros y alcanzables. Un OKR está compuesto por un objetivo (lo que se quiere lograr) y de 3 a 5 resultados clave (cómo se medirá el progreso hacia ese objetivo).
Mientras que los KPIs tienden a centrarse en medir el rendimiento en términos de cifras y datos, los OKRs se centran más en los resultados cualitativos y los resultados tangibles de los objetivos establecidos.
De hecho la tendencia actual es trabajar con OKR antes que con KPI, pues con OKR’s el análisis de desviaciones de objetivos es más predictivo, precisamente si se usa para la determinación de los mismos metodología coaching como herramienta.
2. La Importancia de una Metodología de Coaching en la Definición de KPIs y OKRs
La implementación de KPIs y OKRs puede verse enriquecida cuando se aplica una metodología de coaching, dado que el core de la misma es la definición de objetivos alcanzables, con un para qué claro, y con la posibilidad a través de ejercicios poderosos de “drill-down” establecer micro-objetivos (OKR’s) que permitan verificar si el objetivo será real o no desde el principio.
A través de esta metodología, se promueve una cultura de concienciación, aprendizaje y desarrollo continuo, facilitando la alineación de los objetivos individuales con los de la organización.
Se fomenta una comunicación abierta y honesta por todas las partes fomentando el pensamiento grupa, es decir, el objetivo principal de las empresas que es potenciar los resultados globales antes que el perfomance individual, permitiendo a los empleados entender mejor sus roles y la manera en que sus acciones contribuyen a los objetivos organizacionales de forma transversal.
Esto permite incluso mejorar las habilidades más demandadas: comunicación efectiva entre pares (peer to peer), comunicación asertiva interdepartamental, homeostasis laboral, etc..
3. Preguntas Poderosas y Abiertas: El Corazón del Coaching
En el centro de la metodología de coaching se encuentran las preguntas poderosas abiertas. Estas preguntas están diseñadas para fomentar la reflexión profunda y explorar posibilidades, más que simplemente buscar respuestas rápidas. En el contexto de definir KPIs y OKRs, las preguntas poderosas abiertas pueden ser una herramienta clave para:
- Clarificar Expectativas y Objetivos: Preguntas como “¿Qué es lo que realmente queremos lograr con este objetivo?” o “¿Cómo se verá el éxito para nosotros?” o “qué tres metas deberemos alcanzar en la mitad del proyecto para creernos que el objetivo final se va a realizar” ayudan a los equipos y empleados a visualizar y definir metas más claras y alineadas con la misión y visión de la empresa.
- Explorar Obstáculos y Soluciones: “¿Qué desafíos podríamos enfrentar al tratar de alcanzar este objetivo?” o “¿Qué recursos necesitaríamos para superar estos obstáculos?” o “en caso de desviación por tiempo, qué tres alternativas tangibles podríamos presentar al cliente? Estas preguntas permiten a los empleados anticipar problemas y pensar en soluciones proactivas.
- Motivar y Comprometer: Al preguntar “¿Qué impacto tendrá el logro de este objetivo en ti y en el equipo?” o “¿Cómo te sientes con respecto a este objetivo?”, se facilita la conexión emocional con los objetivos, motivando y comprometiendo a los empleados.
4. Integrando Coaching en la Definición de KPIs y OKRs
- Sesiones de Coaching para la Definición de Objetivos: Durante estas sesiones, los coaches pueden facilitar la conversación para que los empleados identifiquen objetivos personales y profesionales que estén alineados con los objetivos de la organización. Preguntas como “¿Qué habilidades quieres desarrollar que también beneficien a nuestro equipo?” o “¿Qué quieres lograr este trimestre y cómo puede alinearse con los objetivos de la empresa?” ayudan a conectar los deseos del empleado con los OKRs organizacionales.
- Seguimiento y Feedback Continuo: La metodología de coaching incluye sesiones de seguimiento para evaluar el progreso hacia los KPIs y OKRs. Esto no solo permite realizar ajustes necesarios, sino que también proporciona un espacio para reconocer los logros y reforzar el comportamiento positivo. Preguntas de seguimiento como “¿Qué has logrado hasta ahora?” o “¿Qué podrías hacer diferente para avanzar más?” son útiles para mantener el impulso.
- Uso de Analogías y Metáforas: Los coaches utilizan analogías para hacer que los conceptos de KPIs y OKRs sean más comprensibles y relevantes para los empleados. Por ejemplo, comparar un KPI con una brújula que guía al equipo en la dirección correcta puede ayudar a ilustrar la importancia de los indicadores de rendimiento. O en casos de ERE’s y tomas de decisiones complicadas que envuelven a personal, preguntas del tipo “cómo quieres que se te recuerde como capitán del submarino: el que de forma quijotesca murió con toda su tripulación con la botas puestas, o el que salvó la vida a la mitad de los empleados?” impulsan a la acción.
5. Caso Práctico: Implementación de KPIs y OKRs con Coaching
Consideremos una empresa que busca mejorar su satisfacción del cliente como un objetivo clave. En lugar de imponer este objetivo de manera unilateral, se puede utilizar la metodología de coaching para involucrar a los empleados en la definición de cómo lograr este objetivo:
- Sesión Inicial de Coaching: El coach se reúne con el equipo de servicio al cliente y comienza con preguntas poderosas abiertas: “¿Qué significa para nosotros la satisfacción del cliente?” y “¿Cómo podemos medir que estamos cumpliendo con este objetivo?”
- Definición de OKRs: Basado en las respuestas del equipo, se establece un OKR: “Mejorar la satisfacción del cliente (O) al alcanzar una calificación de satisfacción del 90% en las encuestas post-servicio (KR1) y reducir el tiempo de respuesta a las consultas a un promedio de 2 horas (KR2).”
- Seguimiento Regular: A lo largo del trimestre, se realizan sesiones de coaching para revisar el progreso. Se utilizan preguntas como “¿Qué acciones han tenido más impacto en la satisfacción del cliente?” y “¿Qué ajustes podemos hacer para alcanzar nuestras metas?”
- Feedback y Reajuste: Al final del trimestre, se evalúan los resultados y se proporciona feedback, asegurando que se celebre el éxito y se realicen los ajustes necesarios para el siguiente ciclo de OKRs.
Conclusión: Un Enfoque Integrador
La integración de la metodología de coaching en la definición de KPIs y OKRs no solo mejora la claridad y la efectividad de estos indicadores, sino que también fomenta un entorno de trabajo más comprometido y motivado. Al utilizar preguntas poderosas abiertas, establecer objetivos claros y específicos, y mantener un enfoque continuo en el feedback y el desarrollo, las organizaciones pueden crear una cultura de alto rendimiento y satisfacción tanto para los empleados como para los líderes. De esta manera, los KPIs y OKRs se convierten en algo más que simples métricas: se transforman en herramientas de crecimiento y desarrollo personal y profesional, así como en información transparente y en lo más importante: palanca de economía y por tanto bienestar corporativo y bienestar laboral.
